皆さまこんにちは。
株式会社ホワイトボードのWebディレクター、茂手木です。

先日弊社作業代行サービスOutWorkのブログにて、「事務職必見！　業務効率化させるために大事な3つのポイント」という記事を掲載させていただきました。

※バナークリックでブログ記事へ移動します。

こちらのブログ記事で業務効率をあげるための手段を3つ紹介させていただきました。
今回はその中から「工数の管理を行う」という部分についてもう少し補足情報や深堀りさせていただきます。

工数の管理を行うとは

ブログ記事の中では、日々の業務の中でどのように自分が動いているのか、どの業務に時間がかかっているのかを都度メモを取っていき、俯瞰的に自分の動きをチェックする仕組みを設けることで、日々の反省を行って業務効率化に繋げていきます。

工数管理＋時間設定

こちらの工数管理をさらに業務効率化していくために、プラスアルファで行えるのが【時間設定】になります。
何か業務を行う前にその業務を何分で終わらせることができるか自分で予想して時間設定を行います。
時間設定の後、実際に業務を行い実際かかった時間を記録して、設定した時間と実際の時間の差を比べてみます。
設定した時間通りに動けていればOK。設定した時間より早かったり遅かったりした場合は、どこの工程で時間がかかったのか、かからなかったのかを考えて次行う際の反省材料とします。

工数管理・時間設定を取り組んでいくことで

こうして時間設定と実際かかった時間を比べる習慣が身につくと、自分がこの業務に対してどのくらいの時間で行えるか。ということが把握しやすくなり、日々の業務スケジュールが立てやすくなったり、業務の把握力が増すことで危険予知が高まって想定外の事態の発生を防ぐことにも繋がります。

このように日々の習慣少し変えることで業務効率を上げ、残業の減少や同じ時間で今よりも多くの業務が行えるようになります。

まずは一週間、是非試してみてください。
ではまたー。

 

※OutWorkの記事はこちら